Digitale Kommunikationsstrategie

Kommunikation im Unternehmen ist immer eine Herausforderung. Individuelle, auf das Unternehmen angepasste, digitale Strukturen sind hierbei die Lösung.“ - Björn Wiese, Geschäftsführer Privatbäckerei Wiese

Herausforderung
In der Bäckerei Wiese arbeiten 80 Menschen an drei Standorten. So laufen Absprachen untereinander über diverse Kommunikationswege, oftmals mit mehreren Schnittstellen. Die verschiedenen analogen und digitalen Kommunikationsmittel, z. B. Bestellbuch, Fax oder E-Mail, funktionierten nicht immer zuverlässig. „Just-in-time“-Kommunikation ohne Informationsverluste, bspw. bei Kundenbestellungen, - dies war ein großer Wunsch sowohl der Belegschaft als auch der Geschäftsführung.

Lösung
Über digitale Kommunikationswege lassen sich Informationen dort bündeln, wo sie gebraucht werden. Die Ausstattung mit teils mobilen und teils stationären Endgeräten in Kombination mit einer SharePoint Lösung bietet allen Beschäftigten die Möglichkeit auf relevante Informationen zuzugreifen. Die entsprechenden Applikationen können je nach Anforderung programmiert und die entsprechenden digitalen Kommunikationswege den Beschäftigten vermittelt werden.

Umsetzung
In einem zweitägigen Workshop erarbeitete ein abteilungsübergreifendes Team eine unternehmensweite Kommunikationstrategie, mit Hilfe der Methoden Business Modell Canvas und LEGO® SERIOUS PLAY®. Deutlich wurden die vielfältigen Tätigkeitsgebiete, vorhandene digitale Technologien und Potentiale im Betrieb. Gemeinsam machte das Bäckerei-Team konkrete Anforderungen an Hard- und Software sowie Kommunikationsabläufe sichtbar. Nach dem Workshop entstand unter Einbindung der Mitarbeitenden eine interne Bestell-App, die heute gerne und viel genutzt wird.

So ging es nach dem Umsetzungsprojekt weiter:
Seit dem Umsetzungsprojekt im März 2019 hat die Bäckerei kontinuierlich an der eigenen Strategie weitergearbeitet und bereits diverse Prozesse digitalisiert.
So gibt es nun eine eigens für Digitalisierung zuständige Mitarbeiterin und die anfangs kleine Applikation wurde durch mehr Funktionen, wie z. B. das Lieferbuch und die Möglichkeit, Tischbestellungen anzunehmen, ergänzt. Mittlerweile ist die App für verschiedene Arbeitsplätze/Bedürfnisse zugeschnitten und wird von allen als Erleichterung im Tagesgeschäft wahrgenommen.
Die digitalen Kommunikationswege werden stetig genutzt und fördern die Kommunikation. Dank des internen Austauschs untereinander, mit der Geschäftsführung und den Läden, hat sich das Arbeitsklima positiv verändert. Die gesunkene Fehlerquote bei der Verarbeitung der Kundenbestellungen zeigt sich in der zunehmenden täglichen Anzahl an Bestellungen.
Durch die geschaffenen Strukturen und Offenheit in der Belegschaft wurden weitere Projekte angestoßen: So installierte die Bäckerei in kürzester Zeit einen Onlineshop. Die Bestellungen, die dort eingehen, fließen ebenso in die zentrale Bestell-App ein und können so in den Läden über eine Ansicht abgerufen werden.
Weiterhin ist die Erweiterung der App um das Modul Tortenkatalog geplant. Die Grundvision ist eine klar strukturierte Absprache von Hochzeitstorten mithilfe eines digitalen Baukastens und einer integrierten Preiskalkulation. Die Angebote werden direkt erstellt und die Produktion wird planbarer. 

Es ist auch eine Publikation entstanden:
Ein Inputpapier zur Chancengleichheit durch Digitalisierung.

Über das Unternehmen
Die Wiese Backwaren GbR ist ein Handwerksunternehmen in vierter Generation, dessen Kerngeschäft aus diversen Brot- und Brötchensorten besteht. Weiterhin bietet die Ostbrandenburger Firma mit Sitz in Eberswalde Torten, Kuchen und warme Speisen in zwei Läden und einem Café an. Gemeinsam mit den zwei Produktionsstätten arbeiten rund 80 Menschen in dem Ausbildungsbetrieb, der besonderen Wert auf althergebrachte Handwerkskunst, Regionalität, und ökologisch angebaute Rohstoffe legt.

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Projektstatus

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