Vernetztes Arbeiten mit mobilen Endgeräten

Projektstatus

Planung
100%
Durchführung
100%
Dokumentation
100%

Hintergrund

Medizinische Einrichtungsgesellschaft mbH

Das Naemi-Wilke-Stift wurde als Privatstiftung des Gubener Hutfabrikanten Friedrich Wilke (1829-1908) im Jahr 1878 gegründet. 1879 kam zum 14-Betten-Kinderkrankenhaus ein Kindergarten hinzu. Heute gehört unter anderen die Medizinische Einrichtungsgesellschaft mbH (kurz MEGmbH) als eine Tochtergesellschaft zum Naemi-WilkeStift. Sie beinhaltet mehrere Arztpraxen verschiedener Fachbereiche, sowie eine physiotherapeutische, logopädische und ergotherapeutische Praxis.

Die physiotherapeutischen Behandlungen finden im Krankenhaus (stationäre Versorgung), in den eigenen Räumlichkeiten des Ambulanzzentrums (ambulante Versorgung) oder nach Verordnung im Hausbesuch statt. Die Therapien erfolgen auf der Grundlage von ärztlichen Verordnungen. Auch Privatzahlerleistungen, Präventionssport und Funktionssport gehören zu den Angeboten der Praxis.

www.naemi-wilke-stift.de

„Mit der Erweiterung unserer digitalen Fertigkeiten versprechen wir uns eine Vereinfachung und Optimierung der dokumentarischen Arbeitsprozesse. Auch die Koordination unserer terminlichen, räumlichen und fachlichen Kapazitäten wird effektiver. Mit jenem starken Background können sich unsere Therapeuten noch besser auf unsere Patienten und deren Bedürfnisse fokussieren.“

Jana Kermas (Leiterin Physiotherapie)

Herausforderung

Die Physiotherapie arbeitete weitestgehend noch analog, lediglich der Empfang und das Sekretariat nutzten eine für Physiotherapien und Arztpraxen geeignete Softwarelösung für Terminvereinbarungen, Raumplanung, Kalenderfunktionen der einzelnen Mitarbeiter und Behandlungsdokumentation. Die Ablage der Patientenakten und weiterer Dokumente erfolgte rein papierhaft und an unterschiedlichen Orten. Die Behandlungsräume verfügten über keine EDV (PC, Drucker, Tablet) und keine Anbindung an die vorhandene Netzwerkstruktur (LAN bzw. W-LAN). Aufgrund der mangelnden Infrastruktur erfolgte die Planung und Koordination der Termine und Behandlungen nahezu ausschließlich papierhaft, analog und über den Empfang.

Es wurde zudem nur eine papierhafte Patientenakte geführt. Die Dokumentation der Patiententermine und Behandlungen erfolgten somit analog. Das spätere Übertragen in die hausinterne Softwarelösung kostete die Mitarbeiter viel Zeit und war nur an bestimmten Terminals möglich. Dies führte während der regulären Arbeitszeiten zu Verzögerungen an den Terminals, weshalb viele Mitarbeiter die Übertragung im Anschluss an Ihre Arbeitszeit vornahmen. Die handschriftliche Dokumentation in den Patientenakten führte zu Irritationen und die papierhafte Ablage ermöglichte keinen unkomplizierten Zugriff auf benötigte Informationen z.B. von unterwegs oder im Vorfeld eines Patiententermins.

Lösung

Es galt somit im ersten Schritt eine flächendeckende Netzwerkinfrastruktur aufzubauen um daraufhin die bestehende Softwarelösung in den einzelnen Behandlungsräumen direkt nutzbar zu machen. Der Fokus sollte hierbei auf der Nutzung mobiler Endgeräte in Form von Tablets liegen. Im Rahmen des Relevanz-Fähigkeits-Modells (RFM) wurde der benötigte Funktionsumfang grob abgesteckt und die Hauptfunktionen definiert. Dadurch wurde deutlich, dass die bestehenden Prozesse, Abläufe und Strukturen klar definiert, gruppiert und dokumentiert werden müssen. Nur so ist eine weitere Detaillierung des benötigten Funktionsumfangs der mobilen Softwarelösung möglich. Gemeinsam mit der MEG entschied man sich für ein Pilotprojekt zur Nutzung mobiler Endgeräte (Tablet) um den täglichen Workaround bestmöglich erfassen und erproben zu können. Ein gebrauchtes Tablet sollte von ein oder zwei Mitarbeitern in den Arbeitsalltag integriert und genutzt werden um die tatsächlichen Arbeitsabläufe, Prozesse und Strukturen bestmöglich erfassen zu können.

Umsetzung

Durch das Qualitätsmanagement der Physiotherapie ausführlich zusammengestellte Prozessabläufe erleichterten die Nachvollziehbarkeit von Abhängigkeiten und die Erstellung eines Anforderungsprofils des benötigten Funktionsumfangs. Der ständige Austausch unter Einbeziehung der Mitarbeiter ermöglichte es die Abläufe, Prozesse und Strukturen weiter zu detaillieren und zu gliedern. Die Befragung der Mitarbeiter gab einen guten Einblick in tägliche Routinen und die damit einhergehenden Anforderungen an den Funktionsumfang der mobilen Softwarelösung. Gleichzeitig war so ein Abgleich der theoretisch definierten mit den im Arbeitsalltag gelebten Prozessen und Abläufen möglich.

Der Start des Pilotprojekts wurde auf den Sommer 2020 terminiert. Frau Jana Kermas übernahm dabei die Verantwortung für die Nutzung des Tablets und die weitere Dokumentation. Zum einen galt es den bestehenden Funktionsumfang zu prüfen und mögliche Verbesserung an diesem festzuhalten. Nicht vorhandene Funktionen wurden notiert und detailliert beschrieben, um gegenüber dem Softwareanbieter diese so genau wie möglich definieren zu können. Schnell wurde klar, dass bereits der vorhandene Funktionsumfang eine Erleichterung der täglichen Arbeit darstellte, aber bei weitem nicht ausreichte um gänzlich auf die bisherige analoge Dokumentation (z.B. Patientenakte) verzichten zu können.

Die gesammelten Informationen wurden laufend aufgearbeitet und in das Anforderungsprofil überführt und während des Pilotprojekts fortgeschrieben. So wurden Funktionstypen definiert, welchen wiederum Abläufe und Prozesse zugeordnet wurden. Für diese wurde jeweils ein Soll-/Ist-Zustand festgehalten. Auf dieser Basis wurde der benötigte Funktionsumfang der Software-Lösung genau definiert und mit den bereits bestehenden Funktionen (Status) abgeglichen. Weiter wurden auch Abhängigkeiten der Funktionstypen und die Priorisierung bestimmt. Die bisherigen papierhaften Formulare (z.B. Befund und Verlaufsdokumentation der einzelnen Behandlungen) sollen als Basis für zukünftige elektronische Formulare innerhalb der Software dienen. Bei der abschließenden gemeinsamen Auswertung und Analyse des Pilotprojekts signalisierte die MEG bereits Ihr grundsätzliches Interesse einer flächendeckenden Einführung von Tablets in der Physiotherapie, vorausgesetzt der benötigte Funktionsumfang kann seitens des Softwareanbieters entsprechend der bisherigen Prozessabläufe realisiert werden. Eine erste Kostenkalkulation zur Beschaffung von ausreichend Tablets und möglicher Mitarbeiterschulungen wurde bereits erstellt. Bei den anstehenden Gesprächen mit dem Softwareanbieter wird das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus die MEG weiter begleiten um ein kollaboratives und vernetztes Arbeiten perspektivisch allen Mitarbeitern der Physiotherapie zu ermöglichen.

Stefan Hartig

Stefan Hartig

Standort: BTU Cottbus - Senftenberg
Schwerpunkt: Projekte & Netzwerkarbeit

Tel.: +49 (0) 355 69 5022
E-Mail: hartig@b-tu.de

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